Comment optimiser la gestion de votre établissement scolaire?

établissement scolaire

Le thème de la gestion d’un établissement scolaire nécessite la prise en compte de nombreuses spécifications et des tâches administratives complexes.

La numérisation gagne progressivement l’enseignement mondial et aide ces institutions à conduire de manière plus efficace leurs activités et leurs ressources humaines. Grâce à l’utilisation de ces outils spécialement conçus pour leurs besoins, ils bénéficient de nombreux avantages et découvrent de nouvelles opportunités.

Donc, si vous êtes prêt à laisser tomber vos fiches, votre tableur et vos dossiers de papier pour une administration numérique de votre école, il faut opter pour les logiciels spéciaux de gestion d’école.

Le logiciel d’administration scolaire.

Définition

Le logiciel d’administration scolaire est une solution dans le cloud qui facilite l’environnement scolaire: écoles, collèges, lycée secondaires, universités, écoles de commerce, préparations, etc.

Sous forme d’ERP, ces outils d’administration couvrent tous les aspects liés à l’administration d’une institution de ce type: gestion des étudiants (notes, bulletins, absences. ), programmes, filières, salles, personnel, espace de travail numérique, comptabilité, etc.

Comment ça marche ?

Proposés dans une solution flexible, ces outils ont une structure modulaire de configuration qui s’adapte aux besoins spécifiques de chaque institution. Chaque type d’établissement souscrit aux différents modules dont il a besoin pour la gestion de son établissement.

● Système d’information sur la gestion des ressources humaines (HRRS)
● Logiciel de comptabilité
● Gestion des contrats scolaires
● Gestion des étudiants
● Gestion de développement et de planification: Employés, enseignants, étudiants et chambres
● etc.

Accessible en ligne, ils disposent de toutes les exigences relatives à la gestion d’une année scolaire: thème des cahiers de texte, programmation de temps d’emploi, suivi des absences, des sanctions, de la gestion des examens, du self et de la nourriture, etc.

Chaque profil utilisateur accède à la plate-forme en ligne dans le navigateur Web ou sur les téléphones mobiles et se connecte à ses identifiants pour accéder à la même fonctionnalité de l’outil. Les données sont généralement logées par l’éditeur.

Le principe du fonctionnement d’un logiciel scolaire

Afin d’administrer une école, deux types de fonctionnalités se distinguent: les packages de gestion traditionnels et ceux spécifiques aux écoles.

L’administration par ERP pour la gestion des écoles

La structure et le fonctionnement d’une école est similaire à celle d’une entreprise. Nous devons gérer l’activité, les employés, etc. Et générer aussi le chiffre d’affaires.
Un premier groupe de caractéristiques est similaire à ce que nous trouvons dans l’entreprise à caractère commercial:

• Administration du personnel (ou SIRH): gestion des contrats, profils, salaire, recrutement, planification employée, congés et absences, etc.

• CRM de la gestion des étudiants. Chaque étudiant est identifié par une seule feuille qui unit son identité, ses coordonnées personnelles, sa formation, ses absences, etc.

• Administration des affaires: administration des clients et suivi des dossiers, factures, devis, commandes, livraisons, fournisseurs, etc.

• Comptabilité: enregistrement des écritures comptables, suivi du budget, des dépenses et des recettes et l’évolution du chiffre d’affaire, etc.

• Etc.

Des statistiques et tableaux de bord agrémentés d’indicateurs clés permettent d’analyser l’activité de l’établissement.

La Particularité d’une année scolaire

Pour gérer les contrats scolaires (professionnalisation, apprentissage, accords de stages… etc. ), l’utilisateur de l’application sélectionne un type de contrat, remplit les
Champs en saisissant les données relatives, et l’imprime. De même, il peut créer les certificats de scolarité.

La préparation des emplois du temps pour les enseignants, les étudiants et la répartition des salles sont des tâches complexes. Avec ces outils, vous pouvez les exécuter automatiquement en considérant les restrictions structurelles à savoir les vacances et les jours fériés :

• Niveaux de planification, filières et , classes
• Programme de réservation et d’affectation des salles
• La planification et prévision des calendriers des examens

La répartition des horaires et la distribution du temps sont automatiquement publiés sur des espaces interactifs pour les étudiants, les enseignants, le CPE et d’autres membres du personnel administratif.

Sur ces espaces, les étudiants peuvent également consulter leurs notes, la brochure scolaire, etc.

Afin de gérer les notes et moyen par ces outils, l’administrateur d’applications doit saisir pour chaque filière les matières et les coefficients. Puis les enseignants introduisent les notes de leurs élèves. L’application calcule automatiquement la moyenne et crée les comptes rendus adéquats.

Enfin, les éditeurs de programmes scolaires offrent d’autres modules complémentaires en fonction des besoins des institutions. Parmi eux :

• Gestion des absences.
• Le manuel en ligne dans lequel chaque enseignant peut communiquer la tâche à ses étudiants et communiquer les cours.
• Restauration scolaire: Gestion des inscriptions de la cantine, du contrôle de repas, de la facturation, du pointage, etc.
• Gestion des collectes scolaires: Gestion des arrêts, des prix, des réductions, des réserves de siège, etc.
• Prise en charge, Gestion et suivi des inscriptions
• Gestion des candidatures
• Etc

Un logiciel d’administration scolaire, pour QUI ?

De l’école à l’université, au collège, au lycée à l’école d’affaires, etc. toutes les structures éducatives sont intéressées à utiliser une solution de gestion. Les besoins et la complexité des outils sont proportionnels au nombre d’étudiants et des sections qui doivent être gérées.

Selon les principaux profils des utilisateurs:

• Les administrateurs et autres membres de la direction gèrent les inscriptions, la communication, le personnel ou la comptabilité institutionnelle.
• Les enseignants les utilisent pour accéder à leur emploi du temps, enregistrer les évaluations de leurs étudiants, les appréciations et les devoirs.
• Le CPE la mobilise pour enregistrer des absences ou envoyer des SMS ponctuels.
• Les étudiants ont accès à leur espace de travail numérique pour consulter l’agenda, le manuel, le cahier de texte et à une base de données de documentation (GED).
• Les parents ont parfois accès à ces outils pour consulter les obligations, les notes ou les sanctions de leurs enfants.

Pourquoi avoir recours à un logiciel scolaire ?

Piloter Une école est similaire à la gestion d’une petite et moyenne taille d’entreprise. Cela nécessite la gestion du personnel et des logiciels comptables minima. Cependant, ces outils ont quelques avantages et inconvénients.

Avantages

• Ces intuitions ERP sont conçues spécifiquement pour les écoles, pour satisfaire tous leurs besoins spécifiques
• La structure modulaire de l’instrument vous permet de l’adapter à son établissement et d’utiliser uniquement les fonctionnalités nécessaires.
• Les espaces de collaboration de ces applications Web facilitent les interactions entre étudiants et enseignants
• l’interopérabilité des différents modules font épargner du temps aux collaborateurs
• Des solutions évolutives, maintenues et constamment mises à jour par les éditeurs

Inconvénients

• L’accès aux parents aux dossiers de leurs enfants peut nuire à la liberté des élèves et à faire de la pression défavorable pour le succès de l’école
• Il est rare de trouver un outil qui centralise tous les besoins d’une école

Les bonnes raisons d’adopter un logiciel de gestion école

Il n’est pas toujours facile d’abandonner les habitudes de gestion bien enracinement, qui transmettent parfois d’un directeur à l’autre d’année en année. Mais lorsque nous voyons les nombreux avantages qui en dérivent, il convient de sauter le pas en choisissant un logiciel spécialisé pour :

1. Soulager les activités chronophages et répétitives.
2. Générez plus d’interactions entre institution, enseignants et étudiants ou parents.
3. Centraliser, archiver et protéger les documents, les informations et les connaissances.
4. Gérez tous les besoins de l’établissement avec des logiciels spécifiques ou interopérables.
5. Analysez son activité avec les indicateurs pour optimiser sa gestion.

Les meilleurs logiciels spécialisés dans la gestion école

o Agora : une application portable qui facilite la communication
o Airmes School : la gestion complète des écoles de A à Z
o Gest’ecole : gestion scolaire gratuite de la maternelle à la primaire
o Oscar Campus, le CRM pour booster le recrutement des étudiants
o TS School : logiciel de gestion de vie scolaire gratuit

Agora : une application mobile qui facilite la communication

Destinée aux écoles, écoles secondaires, d’enseignement supérieur et de formation, Agora est une application téléchargeable sur iOS et Android, ce qui facilite, le fluidifiant et les échanges enrichie entre l’école, les enseignants et les étudiants. Chacun a accès en quelques clics aux informations recherchées avec la garantie d’être notifié et tenue informée des changements en temps réel.

Principales fonctionnalités :

• Envoyer des enquêtes suggestives,
• Espace personnel avec le calendrier des cours, les notes et les événements,
• une communication collective ou individuelle, et le forum de classe à échanger,
• entrée des absences et présences en temps réel avec un smartphone,
• Le partage du contenu pédagogique.

Les Points forts :

● toutes les informations essentielles accessibles dans la poche,
● connectée au logiciel de gestion école AEC Academia,
● un environnement personnalisé et actualisé en temps réel.

Airmes School :

la gestion complète des écoles de A à Z, pour Maternelle, primaire, collège, lycée

AIRMES offre une multiplicité de ressources spécialement développées pour répondre aux problèmes quotidiens des écoles et de toute taille et tout type.

Certaines fonctionnalités:

• Gestion des enseignants et des administratifs (contrats, facturation, etc. ),
• Planification de l’année scolaire: emplois rapides, gestion de cours et réservations de salles, suivi des absences, des retards et des exemptions,
• Classification: Notes, Calcul automatique des moyennes, édition des relevés des notes et envoi des bulletins et des SMS et du courrier électronique aux parents.
• Gestion de tous types de contrats: apprentissage, stage, formation professionnelle et formation individuel,
• Statistiques et rapports de suivi de l’ activité et Rapports financiers, éducatifs et administratifs.

Les points forts :

• 24 h/24 Assistance et interventions rapides,
• Développements personnalisés et mises à jour régulières,
• Haut niveau de sécurisation des données.

Gest’ecole : gestion scolaire gratuite de la maternelle à la primaire

Gest. Ecole est un logiciel de gestion de la vie scolaire, pour les écoles maternelles, garderies et primaires. Il facilite les tâches administratives, aider les enseignants dans leurs missions quotidiennes et permet à l’administration de communiquer avec les parents.

Certaines fonctions :

• Gestion administrative des employés et des élèves ,
• Gestion de différentes classes d’école et de classe de maternelle,
• Enregistrement et suivi des notes et des absences,
• Les enseignants peuvent mentionner et notifier sur les cahiers de texte (journal),
• les parents ont accès à toutes les informations de leur fils (tâches à faire, note Bulletins, horaire).

Les points forts

• Gratuit,
• Spécifique à la maternelle et les écoles primaires,
• Modulaire et facile à utiliser.

Oscar Campus, le CRM pour booster le recrutement des étudiants destinée à l’Enseignement supérieur

La question du taux de remplissage de votre établissement d’enseignement supérieur est cruciale pour vous? CRM Campus offre une solution efficace pour convertir vos perspectives en étudiants. Une équipe expérimentée est à votre disposition pour vous accompagner dans le paramétrage du logiciel, son installation et la prise en main.

Certaines fonctionnalités:

• Base des contacts alimentés par des fichiers existants, des formulaires en ligne ou des prises de contact lors des espaces ouverts et des portes ouvertes et des actions de communication et la conversion des perspectives des élèves.
• gestion dématérialisée du processus des candidatures, de l’inscription au paiement des frais en ligne, en passant par la prise de rendez-vous,
• Mesure de la performance par des indicateurs et des tableaux de bord et indicateurs
• Interfaçage et interconnexion de la solution avec d’autres logiciels de votre système d’information,
•paramétrage de scénarios de déclenchement automatique d’actions de communication.

Points forts :

• Installation et mise à jour du logiciel rapide,
• gestion des inscriptions des étudiants de A à Z,
• Augmente la conversion des prospects en étudiants.

TS School : Le suivi et la gestion de vie scolaire gratuitement

Ce logiciel gratuit, permet de gérer une école, c’est un est un outil complet dont les fonctionnalités permettent de gérer l’ensemble des besoins d’un établissement scolaire.

Évolutif, TS School s’adapte facilement à tout type et toute taille de structure, Maternelle, primaire, collège, lycée, enseignement supérieur et centre de formation.

Quelques fonctionnalités :

● base de données comprenant l’historique de chaque étudiant et professeur (cursus, matières enseignées ou suivies, notes, qualifications, expériences, pièces administratives, etc.),
● gestion des emplois du temps de toutes les classes et de tous les professeurs avec prise en compte des périodes de vacances et d’examen,
● gestion des admissions avec classification et notation des candidatures,
● gestion de la bibliothèque pour recenser les ouvrages, suivre les emprunts et lister tous les membres,
● module de communication via notification, email ou SMS.

Points forts :

● gratuit,
● de nombreux modules disponibles,
● interface disponible en plusieurs langues.

Au final, vous gagnez le temps et les outils nécessaires pour accompagner efficacement vos élèves et étudiants vers la réussite scolaire et leur épanouissement personnel.

Alors, quand est-ce que vous passez à un logiciel de gestion école pour votre établissement ?

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